Financiële regeling geannuleerde evenementen

UPDATE 30 april

UPDATE 30 APRIL 2020

De ontstane situatie rondom COVID-19 en de ingrijpende maatregelen die daarvan het gevolg zijn, zorgen voor steeds meer afgelastingen van evenementen op de NTB-kalender. De NTB volgt daarbij vanzelfsprekend de adviezen van het RIVM en NOC*NSF. Inmiddels zijn in elk geval alle evenementen tot 1 september afgelast, maar ook een groot aantal organisaties van evenementen die na 1 september gehouden zouden worden – al dan niet voorlopig – van de kalender gehaald. Sommige organisaties hopen het evenement in september of oktober nog te kunnen organiseren, maar de druk op de kalender wordt in die periode wel groot. De meeste organisaties hebben daarom inmiddels besloten het evenement definitief te annuleren.

Voor evenementen waar dit jaar vooralsnog een nieuwe datum voor gevonden kan worden geldt dat deelnemers in overleg met de lokale organisatie hun inschrijving kunnen aanhouden, of annuleren volgens de geldende voorwaarden van het evenement.

Evenementen die geannuleerd worden en in 2020 niet ingehaald kunnen worden krijgen logischerwijs nu vragen van deelnemers over de restitutie van het inschrijfgeld. Het kabinet heeft in dit kader het publiek opgeroepen om de culturele en creatieve sector (waar de sport ook onder valt) te steunen door niet meteen geld terug te vragen voor gekochte kaartjes (in ons geval inschrijvingen) en daarmee de sector steun te betuigen. Bij de vraag óf en zo ja welk deel van het inschrijfgeld gerestitueerd kan worden, zal onder meer gekeken mogen worden naar de tijd tussen de annulering en de datum waarop het evenement zou hebben plaatsgevonden. Hoe korter die tijd, hoe méér kosten er reeds gemaakt zijn en hoe minder er terugbetaald kan worden aan de deelnemers.

De kosten voor een organisatie bestaan echter niet alleen uit de kosten voor zaken als materialen, verzorging, communicatie, vergunningen en beveiliging, maar ook uit een bijdrage aan de NTB. Voor de NTB vormen deze afdrachten van evenementen een substantieel deel van de jaarlijkse begroting. Met de bijdrage van leden, daglicentiehouders en evenementen wordt het systeem van wedstrijden, reglementering, jurering, inschrijving, training, opleidingen, ondersteuning, etc. mede in stand gehouden. Met het wegvallen van de evenementen vallen deze inkomsten voor 2020 uiteraard ook grotendeels weg, terwijl de uitgaven vrijwel allemaal doorgaan (zie voor details de NTB-begroting over 2020).

Voor wat betreft de bijdrage die evenementen dus in ‘normale’ tijden aan de NTB doen, is in deze bijzondere situatie een tegemoetkomingsregeling opgesteld, waarbij we proberen de lasten zo goed en eerlijk mogelijk te verdelen over alle betrokken partijen.

De belangrijkste uitgangspunten hierbij zijn:

  • Onderstaande regeling wordt – vanwege de bijzondere omstandigheden – in 2020 gehanteerd in de plaats van de standaard annuleringsregeling. Zie ook dit bericht.
  • De NTB komt evenementenorganisatoren die hun inschrijving al geopend hadden tegemoet door de kosten voor de evenementenvergunning en de kosten voor eventueel al ingeplande officials kwijt te schelden. Het NTB-lidmaatschap 2020 blijft wel verschuldigd.
  • De afdracht van reeds betaalde deelnemersgelden, die normaal gesproken is bepaald op 10% van het inschrijfbedrag, wordt verlaagd naar 5% voor de betreffende geannuleerde evenementen.
  • Reeds betaalde daglicentiekosten worden – net als de contributiebijdragen van de vaste NTB-leden – niet terugbetaald. Zie voor een uitgebreidere toelichting hierop het document ‘inning daglicenties bij afgelasting evenement’.
  • Het gaat hierbij in alle gevallen om de reeds betaalde deelnemersgelden.
  • Bovenstaande regeling geldt óók voor evenementen die hun evenement dat plaats zou vinden na 1 september afgelasten, ook als door de overheid wordt besloten dat na die datum evenementen (al dan niet onder voorwaarden) weer door mogen gaan.

Op basis van bovenstaande raden we organisaties aan in kaart te brengen welke kosten ze verwachten te maken voor de afhandeling van hun evenement en op basis daarvan te bepalen welk deel van het inschrijfgeld evt. geretourneerd kan worden aan de deelnemers. Organisaties die gebruik maken van het NTB-inschrijfsysteem en de daaraan gekoppelde betaalmodule kunnen deze bedragen doorgeven aan de NTB, waarna de terugbetaling aan de atleten door de NTB verzorgd wordt.

Organisaties die hun evenement in zijn geheel – dus inclusief inschrijvingen – willen verplaatsen naar 2021 wordt verzocht contact op te nemen met het NTB bondsbureau via info@triathlonbond.nl voor het maken van nadere afspraken.

Ook met overige vragen kan uiteraard contact worden opgenomen met de medewerkers van het bondsbureau.

Tips nodig voor de communicatie rondom afgelasting? Klik hier.

In een speciaal ontwikkelde commercial steekt NOC*NSF – namens de bonden, verenigingen en clubs – sporters en sportclubs een ‘hart onder de riem’ om nog even vol te houden, maar wil ze ook laten zien dat er weer hoop is. Tevens worden sporters opgeroepen om hun vereniging en club te blijven steunen. De STER biedt gratis zendtijd aan voor deze reclame.

Lees volgend artikel

Verlengen lidmaatschap

Het seizoen 2020 is voorbij en op 1 januari start het nieuwe lidmaatschapsjaar. De deadline voor het opzeggen van het lidmaatschap is 30 november aanstaande. Atletenlicenties ... Lees meer