Toelichting op annuleringsregeling voor inschrijvingen

Organisaties mogen te allen tijde ervoor kiezen om het inschrijfgeld geheel of gedeeltelijk terug te betalen

Met enige regelmaat komen er op het bondsbureau vragen binnen over de terugbetaling van inschrijfgelden. Bijvoorbeeld als atleten een blessure hebben of ziek zijn op de wedstrijddag, of gewoonweg andere plannen hebben gemaakt, waardoor de atleet zijn of haar inschrijving wil annuleren. En aan de andere kant kan het gebeuren dat een compleet evenement geen doorgang kan vinden of bijvoorbeeld wordt omgezet van een triathlon in een duathlon als de zwemwaterkwaliteit daar aanleiding toe geeft. Waar heeft een atleet in dergelijke gevallen recht op?

Annuleringsregeling
In de basis verwijzen wij hiervoor naar de standaard annuleringsregeling, waar organisaties die gebruik maken van het inschrijfsysteem van de NTB zich minimaal aan dienen te houden. Concreet betekent dit dat er geen inschrijfgeld hoeft te worden terugbetaald als atleten zich korter dan 30 dagen voor de betreffende wedstrijd afmelden (ongeacht de reden), maar ook niet als een evenement kort voor of op de wedstrijddag wordt afgelast als gevolg van overmacht. Organisaties mogen er uiteraard te allen tijde voor kiezen om het inschrijfgeld wél geheel of gedeeltelijk terug te betalen.

In principe zijn de hoogte van het inschrijfgeld en de voorwaarden voor eventuele terugbetaling zaken tussen een atleet en een organisatie. Ook als de inschrijving via het inschrijfsysteem van de NTB plaatsvindt wordt het inschrijfgeld vrij snel na de inschrijving doorgestort naar de evenementorganisator, die daar vervolgens vrij over kan beschikken. Organisaties hebben enige vorm van zekerheid en tijd nodig om hun voorbereiding te kunnen starten en maken – zeker in de laatste maand voor een evenement – de meeste kosten. We realiseren ons dat dit in sommige gevallen in de hand werkt dat atleten steeds langer wachten met inschrijven. Daarom is er voor gekozen om, ondanks het feit dat we organisaties zo min mogelijk verplichtingen kunnen en willen opleggen, toch enige eisen te stellen aan de terugbetaling door organisaties, in de vorm van de bovengenoemde annuleringsregeling.

Wedstrijdorganisatoren
Voor organisaties die gebruik maken van NTBinschrijvingen.nl wordt de afhandeling van deze terugbetaling verzorgd door het NTB-bondsbureau. In geval organisaties een ander inschrijfsysteem hanteren heeft de NTB vooraf geen zicht op de inschrijvingen, waardoor het ook niet mogelijk is toe te zien op het annuleringsbeleid van deze organisaties. We raden deze organisaties wel nadrukkelijk aan minimaal dezelfde uitgangspunten te hanteren.

Daarnaast raden we al onze wedstrijdorganisaties aan goed na te denken over mogelijkheden om het voor de atleten zo aantrekkelijk mogelijk te maken om toch tijdig in te schrijven. Dat kan bijvoorbeeld door de mogelijkheid te bieden om inschrijfbewijzen over te zetten op een andere naam, door een annuleringsverzekering aan te bieden, door ‘vroegboekkortingen’ te verlenen of door simpelweg wel (eventueel onder aftrek van administratiekosten) inschrijfgeld terug te betalen. En als evenementen ruim voor de wedstrijddatum worden geannuleerd, om welke reden dan ook, stimuleren we organisaties te allen tijde om de atleten zoveel mogelijk te compenseren. Hoe langer voor de wedstrijddatum, hoe minder kosten de organisatie tenslotte al heeft gemaakt.

Lees volgend artikel

Titels voor Koolhaas en Cornelisse in Klazienaveen

Menno Koolhaas en Eva Cornelisse hebben in een regenachtig Klazienaveen de Nederlandse titels op de standaard afstand veroverd. VZC Veenendaal en Hellas – Utrecht waren goed ... Lees meer