Communicatie over mijntriathlonNL

Open brief aan NTB-leden

Aan de leden van de NTB

Het zal jullie niet ontgaan zijn dat de NTB een aantal weken geleden mijntriathlonNL heeft gelanceerd en dat dat voor een aantal gebruikers met de nodige problemen gepaard gaat en voor de meeste gebruikers in elk geval erg wennen is aan de nieuwe manier van werken. Wij hadden dat beter kunnen voorbereiden, begrijpen de irritatie die erover bestaat en laten jullie weten dat wij met man en macht werken aan een snelle verbetering van de situatie. In dit bericht leggen we uit wat er gebeurd is, wat momenteel de stand van zaken is en hoe het verder gaat met mijntriathlonNL.

Waarom een nieuw systeem?
De NTB was nog klein toen we begonnen met NTBinschrijvingen, ons vorige systeem. We hadden destijds (circa 20 jaar geleden) ongeveer 10.000 leden en jaarlijks vonden vijftig tot zestig evenementen plaats onder onze vlag. Nu hebben we 36.000 leden en zijn er véél meer verenigingen en evenementen. NTBinschrijvingen groeide weliswaar mee en kende in de loop der jaren veel uitbreidingen en wijzigingen, maar de druk op het systeem werd almaar groter. Het was multifunctioneel en we konden er veel mee, maar de techniek raakte zo verouderd dat de kwetsbaarheid van het systeem voor ons onaanvaardbaar werd.

Naar mijntriathlonNL
Toen de NTB in 2017 verhuisde, bleek dat onze collegabond de KNWU gestart was met de ontwikkeling van een nieuw ICT-systeem. Het kwam ons goed uit om daarbij aan te haken; we wilden immers iets nieuws en financieel was het gunstig om dat samen met de KNWU op te pakken. We hoopten in november 2019 live te kunnen gaan, maar dat werd uiteindelijk, zoals jullie weten, 20 januari 2020.

Al snel na de lancering van mijntriathlonNL merkten wij dat het werken ermee veel vragen opriep. Deels komt dat omdat het een nieuw systeem is, waaraan we met z’n allen moeten wennen. Bovendien heeft niet iedereen dezelfde bevoegdheden, en dat heeft weer te maken met de AVG-wetgeving. Maar een belangrijkere reden is dat er bij de migratie van het oude naar het nieuwe systeem helaas het een en ander is misgegaan. In technische zin, maar ook in de vorm van betrokken personen die om diverse redenen niet konden bieden wat van ze gevraagd werd. Daardoor zien we nu bijvoorbeeld dat de naam van diverse leden veel vaker dan één keer voorkomt in het systeem. Die dubbelingen halen we er momenteel zo snel mogelijk uit. Ook in het inrichten en beheren van evenementen zijn veel zaken nog niet op orde, waardoor organisatoren zwaar moeten leunen op support vanuit het bondsbureau.

<tekst gaat verder onder de afbeelding>

Betere communicatie
Onvolkomenheden in het systeem of een kwestie van wennen, wij realiseren ons dat we hoe dan ook in een eerder stadium zaken hadden moeten uitleggen en toelichten. De communicatie vanuit de NTB had beter gekund en gemoeten. Daar hebben jullie als leden last van en wijzelf ook. En dus ondernemen we actie. Beter laat dan nooit.

Maatregelen voor verbetering
De bureaumedewerkers weten veel en kunnen veel vragen beantwoorden, maar niet alle. Bovendien komt de uitvoering van hun andere werkzaamheden in het gedrang door de drukte die nu is ontstaan. Daarom is er versterking gekomen: een extra medewerkster voor de afhandeling van telefoontjes en mails, een net afgestudeerde student en de voorzitter van Triathlon Veenendaal, die zijn ICT-kennis inbrengt. Daarnaast breiden we de informatie over mijntriathlonNL in het Kenniscentrum continu uit, werken we aan de ontwikkeling van een nieuwsbrief speciaal over dit onderwerp en staan we enkele keren per week, samen met de KNWU, in contact met de ontwikkelaars over waar de prioriteiten voor doorontwikkeling liggen.

Hoe nu verder?
Ondanks alle problemen waar wij nu mee te maken hebben, zijn we ervan overtuigd dat het nieuwe mijntriathlonNL een aanwinst voor ons allemaal is. Het maakt het werk voor leden, evenementorganisatoren en de NTB uiteindelijk efficiënter en gemakkelijker. Wij snappen dat er nu irritatie en onrust is, maar als gezegd werken we met man en macht om snel tot verbetering te komen. Op de korte termijn betekent dat dat wij ons richten op betere communicatie en op het zo soepel mogelijk laten verlopen van de evenementen die als eerste op de agenda staan. Dit jaar zullen we waarschijnlijk nodig hebben om te wennen en om iedereen zo goed mogelijk te helpen en vanaf volgend jaar zouden we dan optimaal van mijntriathlonNL gebruik moeten kunnen maken.

Vragen?
Vragen zullen er de komende tijd dus nog zeker zijn. Raadpleeg daarvoor eerst het Kenniscentrum, want daar is op een toenemend aantal vragen een antwoord te vinden. Mocht je er daarmee niet uitkomen, stuur dan een mail naar info@triathlonbond.nl. Wij streven ernaar binnen vijf werkdagen te reageren, maar hopen op jullie begrip als dat niet altijd lukt. Wanneer ook de mail geen oplossing biedt, bel ons dan tijdens kantooruren op 085-0701800.

Namens bestuur en medewerkers van de NTB,

Rembert Groenman, directeur

Lees volgend artikel

Zwemloop Amersfoort qualifier voor WK en EK

Voor zowel eliteatleten als agegroupers en junioren zijn er daarom op zondag 29 maart speciale startseries (over de WK-afstand 1000 m. zwemmen – 5 km. lopen) opengesteld, ... Lees meer