Verenigingen / organisaties

Alles wat een verenigingsbestuurder of wedstrijdorganisator wil (of zou moeten) weten

Ca. 60 organisaties en 130 verenigingen zijn aangesloten

Bij de Nederlandse Triathlon Bond zijn ca. 60 organisaties aangesloten, die op jaarbasis meer dan 100 evenementen organiseren. Deze evenementen zijn heel divers en bieden – verspreid over het jaar – voor alle doelgroepen meer dan voldoende mogelijkheden om een vorm van combiduursport te beoefenen. Triathlon, duathlon, wintertriathlon, winterduathlon, crosstriathlon, crossduathlon, zwemlopen en zelfs varianten met kanoën, etc. zijn terug te vinden op de NTB evenementenkalender.

Evenementen kunnen ook worden georganiseerd door verenigingen die zijn aangesloten bij de NTB, maar veruit de meeste verenigingen houden zich bezig met het verzorgen van zowel kwalitatief als kwantitatief trainingsaanbod voor hun leden. Inmiddels zijn er zo’n 130 verenigingen, die gezamenlijk ruim 6000 leden tellen. De leden van de NTB-verenigingen worden geregistreerd als verenigingslid, waardoor de lidmaatschapskosten voor deze leden lager zijn en de vereniging deel kan nemen aan de teamcompetities .

Om lid te kunnen worden van de NTB dient een vereniging of stichting te staan ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.

Wat doet de NTB voor haar organisaties?

De NTB richt zich op drie doelgroepen

• bestaande laagdrempelige organisaties (breedtesport, lokaal/regionaal gericht)
• bestaande ambitieuze organisaties (gericht op doorgroei naar bv. EK’s en WK’s)
• nieuwe organisaties

Deze organisaties hebben ieder hun eigen ambitie en vraag:

• Ik wil voor het eerst een evenement organiseren. Wat komt daar allemaal bij kijken?
• Ik wil dat mijn evenement veel deelnemers trekt, die ook weer terug komen. Hoe doe ik dat?
• Ik wil mijn evenement naar een nog hoger (top)niveau brengen. Wie kan mij hierin van advies voorzien?

Een succesvolle wedstrijd organiseren is niet eenvoudig. Daarbij willen organisatoren van triathlons en andere combiduursporten zo min mogelijk rompslomp en zoveel mogelijkheid vrijheid, zonder te veel bemoeienis van gemeenten, de bond en andere derde partijen.

De NTB wil organisatoren helpen met het bereiken van hun ambities en heeft een speciale brochure ontwikkeld waarmee duidelijk wordt gemaakt welke rol de NTB hier in kan spelen.

BROCHURE

Privacy & de sportvereniging of -organisatie

Vanaf 25 mei 2018 dient elke vereniging en wedstrijdorganisator te voldoen aan de nieuwe strenge privacyregels, voortkomend uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Ook de NTB werkt in dat kader nog aan het opstellen van de diverse noodzakelijke documenten. Uiterlijk 25 mei zal de NTB haar privacybeleid, privacystatement en verwerkingsregister gereed hebben en – voor zover noodzakelijk – online publiceren.

Voor verenigingen en organisaties zijn de meegestelde vragen en belangrijkste informatie hieronder te vinden.

Veelgestelde vragen over de AVG

Wat verandert er?

Open

Organisaties die persoonsgegevens verwerken – waaronder verenigingen en organisatoren van evenementen – krijgen meer verplichtingen. Zo ontkom je als club/stichting er niet meer aan om ‘accountable’ te zijn, er geldt een documentatieplicht. Je dient met documenten te kunnen aantonen dat je voldoet aan de AVG. Concreet: als club dien je beleid te maken en op te schrijven hoe je omgaat met persoonsgegevens van de leden en vrijwilligers.

Wat moet ik doen?

Open

Het belangrijkste is het maken en schrijven van het privacybeleid: Hoe wil je omgaan met de persoonsgegevens van je leden? Mogen bestuursleden of commissies eigen bestanden bijhouden? En mag je de ledengegevens delen met je sponsoren? Dit zijn vragen om over na te denken (en dus om op te schrijven).

Is er een stappenplan?

Open

Om je op weg te helpen bestaat de mogelijkheid om als aangesloten clubs en stichtingen een inlogcode bij de NTB aan te vragen voor het stappenplan van Stichting AVG. Deze tool bevat een stappenplan, filmpjes met alle informatie die je moet weten, voorbeelddocumenten en een checklist om AVG-proof te worden.  Dit stappenplan neemt je mee in de acties die je dient te ondernemen op het vlak van bijv. ICT, interne procedures en contracten. Doordat we collectief hebben ingekocht is deze tool gratis voor alle bij de NTB aangesloten clubs en stichtingen.

Dient er een verwerkingsovereenkomst te worden opgesteld voor de NTB?

Open

Nee. Een verwerkingsovereenkomst is alleen nodig wanneer de verwerkingsverantwoordelijke een derde partij inschakelt om namens en in opdracht van de verantwoordelijke gegevens te gaan verwerken (bijv. MyLaps). Als club geef je wel je informatie aan de NTB, maar dat maakt nog niet dat de NTB deze gaat verwerken onder de verantwoordelijkheid van de club. Een opmerking in de privacyverklaring en het -beleid van beide zijden is voldoende.

Heb ik toestemming van atleten (leden en niet-leden) nodig als ik een foto online plaats?

Open

Ja. Een foto is één van de meest kenmerkende persoonsgegevens waar het met de nieuwe wetgeving om gaat draaien. Iedereen die persoonsgegevens verwerkt is verantwoordelijk om daar transparant en duidelijk over te zijn naar de personen waarvan zijn/haar gegevens worden verwerkt. Bij het organiseren van een wedstrijd doe je er dan ook verstandig aan om in jouw privacyverklaring op te nemen dat je foto’s maakt en zal verwerken. Iemand die wil deelnemen, maar die niet online terecht wil komen, kan daar dan bezwaar tegen maken. Berichten overnemen en/of plaatsen kan in sommige gevallen onder verwerken vallen. Per gebeurtenis moet je dan ook goed afwegen in hoeverre het handelen in de buurt kan komen van de AVG.

Heb ik toestemming nodig van een lid of deelnemer als ik een persbericht met foto en namen naar de media stuur?

Open

Ja. Dit neem je op in je privacyverklaring en -beleid, zodat je dat maar één keer hoeft af te sluiten.

Als een lid van mijn club gastschrijver is voor (lokale) media en namen van leden noemt, moet daar dan toestemming voor zijn?

Open

Ja. Dit neem je op in je privacyverklaring en -beleid, zodat je dat maar één keer hoeft af te sluiten.

Moet ik mijn huishoudelijk reglement en/of algemene voorwaarden ook aanpassen met de bepalingen vanuit mijn privacybeleid?

Open

Nee. Dit is niet nodig. Je legt alle verwerkingen van persoonsgegevens vast in het verwerkingsregister en je privacybeleid. Het voldoet om vanuit je huishoudelijke reglement en/of algemene voorwaarden hiernaar te verwijzen.

Zijn er ook standaard AVG-modellen die we kunnen gebruiken?

Open

Waar kan ik nog meer informatie vinden?

Open

Als er behoefte is aan aanvullende informatie dan zijn er vaak provinciale sportraden die op dit vlak support bieden, kijk bijvoorbeeld naar het aanbod van Team Sportservice. Zij organiseren korte praktische en resultaatgerichte cursussen van twee avonden . Daarnaast zijn er meerdere artikelen verschenen die meer achtergrondinformatie verschaffen over de belangrijkste verplichtingen.

Een reeks van vijf berichten/nieuwsbrieven voor verenigingen en organisaties:

1. De basisbegrippen
2. Op weg naar overzicht
3. Informatiebeveiliging
4. De privacyverklaring en het vragen van toestemming
5. Marketing en online publicatie


Overige artikelen en downloads in het kader van de AVG:

Artikel op sport.nl: ‘de privacywet – clubs moeten allemaal een aantal zaken regelen’
FAQ Privacywetgeving
– Aanvullende Q and A – AVG Sportverenigingen (niet bondsspecifiek)

 

Lees volgend artikel

Trainingsschema's

Triathlon wordt door velen nog altijd gezien als onmenselijk zwaar, maar gelukkig ontdekken ook steeds meer mensen dat bijvoorbeeld een achtste triathlon met een periode van 8 ... Lees meer