Verenigingen / organisaties

Alles wat een verenigingsbestuurder of wedstrijdorganisator wil (of zou moeten) weten

  1. Wat doet de NTB voor haar organisaties?
  2. Downloads (inclusief kenniscentrum COVID-19)
  3. Opleidingen voor bestuurlijk kader
  4. Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
  5. Privacy (AVG)
  6. Veelgestelde vragen mijntriathlonNL

Ca. 60 organisaties en 130 verenigingen zijn aangesloten

Bij de Nederlandse Triathlon Bond zijn ca. 60 organisaties aangesloten, die op jaarbasis meer dan 100 evenementen organiseren. Deze evenementen zijn heel divers en bieden – verspreid over het jaar – voor alle doelgroepen meer dan voldoende mogelijkheden om een vorm van combiduursport te beoefenen. Triathlon, duathlon, wintertriathlon, winterduathlon, crosstriathlon, crossduathlon, zwemlopen en zelfs varianten met kanoën, etc. zijn terug te vinden op de NTB evenementenkalender.

Evenementen kunnen ook worden georganiseerd door verenigingen die zijn aangesloten bij de NTB, maar veruit de meeste verenigingen houden zich bezig met het verzorgen van zowel kwalitatief als kwantitatief trainingsaanbod voor hun leden. Inmiddels zijn er zo’n 130 verenigingen, die gezamenlijk ruim 6000 leden tellen. De leden van de NTB-verenigingen worden geregistreerd als verenigingslid, waardoor de lidmaatschapskosten voor deze leden lager zijn en de vereniging deel kan nemen aan de teamcompetities .

Om lid te kunnen worden van de NTB dient een vereniging of stichting te staan ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.

Wat doet de NTB voor haar organisaties?

De NTB richt zich op drie doelgroepen

  • bestaande laagdrempelige organisaties (breedtesport, lokaal/regionaal gericht)
  • bestaande ambitieuze organisaties (gericht op doorgroei naar bv. EK’s en WK’s)
  • nieuwe organisaties

Deze organisaties hebben ieder hun eigen ambitie en vraag:

  • Ik wil voor het eerst een evenement organiseren. Wat komt daar allemaal bij kijken?
  • Ik wil dat mijn evenement veel deelnemers trekt, die ook weer terug komen. Hoe doe ik dat?
  • Ik wil mijn evenement naar een nog hoger (top)niveau brengen. Wie kan mij hierin van advies voorzien?

Een succesvolle wedstrijd organiseren is niet eenvoudig. Daarbij willen organisatoren van triathlons en andere combiduursporten zo min mogelijk rompslomp en zoveel mogelijkheid vrijheid, zonder te veel bemoeienis van gemeenten, de bond en andere derde partijen.

De NTB wil organisatoren helpen met het bereiken van hun ambities en heeft een speciale brochure ontwikkeld waarmee duidelijk wordt gemaakt welke rol de NTB hier in kan spelen.

BROCHURE

Downloads (inclusief kenniscentrum COVID-19)

Hieronder tref je een uitgebreid overzicht aan van draaiboeken, handleidingen, afspraken, reglementen, etc. die van belang (kunnen) zijn voor bestuurders van verenigingen en/of organisaties. Mis je iets, of kun je het niet vinden (ook niet met behulp van de zoekfunctie bovenaan deze pagina)? Mail naar info@triathlonbond.nl of bel tijdens kantooruren naar 085-0701800.

Downloads voor verenigingen en organisatoren

Verzekeringen

Open

 

Verzekerde hoedanigheid

Verzekerd is de aansprakelijkheid van verzekeringnemer in hoedanigheid van:

– Sportbond, inclusief alle nevenactiviteiten in de ruimste zin des woords, passende bij de doelstelling van de Nederlandse Triathlon Bond;
– Organisatoren van (meervoudige)duursportevenementen (zoals zwemmen, fietsen,lopen,schaatsen, langlaufen, skaten, kanoën en soortgelijke duursporten), waaronder zowel wedstrijden als trainingen, die worden gehouden door of met goedkeuring van de Nederlandse Triathlon Bond;
– Deelnemers aan (meervoudige) duursportevenementen zoals zwemmen, fietsen,lopen, schaatsen, langlaufen, skaten, kanoën en soortgelijke duursporten) die worden gehouden door of met goedkeuring van de Nederlandse Triathlon Bond of in geval van uitsluitend wedstrijden eveneens door buitenlandse sportbonden welke bij die overkoepelende organisatie zijn aangesloten.

Verzekerde(n)

In aanvulling op de voorwaarden worden onder verzekerden eveneens verstaan:

– aangesloten verenigingen;
– bestuursleden;
– leden van commissies en andere organen;
– leden van de bond, afgevaardigden en vrijwilligers van de verzekeringnemer en verzekerden;
– betaalde en niet-betaalde trainers van de bond en de aangesloten verenigingen;
– gasttrainers mits zij in het bezit van de vereiste diploma’s.

Opleidingen voor bestuurlijk kader

Naast opleidingen voor het sporttechnisch kader zijn er ook tal van opleidingen en scholingen voor bestuurlijk kader. Ook voor clubbesturen is het belangrijk dat ze zich blijven ontwikkelen. Ter ondersteuning zijn scholingen beschikbaar van diverse aanbieders.

NOC*NSF organiseert vanuit de Academie voor Sportkader sporttakoverstijgende scholingen voor sportkader. ASK biedt o.a. webinars, workshops en scholingen aan. Klik hier voor het volledige aanbod.

Het Centrum Veilige Sport Nederland staat voor een eerlijke en veilige sport. Voor bestuurders, trainers, coaches, sporters en iedereen die meer wil weten over integriteit in de sport zijn diverse gratis e-learning modules ontwikkeld. Klik hier om deze e-learning modules te bekijken.

Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)

Als sportvereniging kun je een gratis Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aanvragen voor je vrijwilligers. Een VOG is een verklaring van het ministerie van Veiligheid en Justitie waaruit blijkt dat het gedrag uit het verleden van die persoon geen bezwaar oplevert voor het gevraagde doel, bijvoorbeeld het verkrijgen van een nieuwe baan of het werken met minderjarigen bij een sportvereniging. Een VOG staat ook wel bekend als een bewijs van goed gedrag.

Lees verder.

VOG aanvragen

Privacy (AVG)

Vanaf 25 mei 2018 dient elke vereniging en wedstrijdorganisator te voldoen aan de nieuwe strenge privacyregels, voortkomend uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Voor verenigingen en organisaties zijn de meegestelde vragen en belangrijkste informatie hieronder te vinden.

Veelgestelde vragen over de AVG

Wat verandert er?

Open

Organisaties die persoonsgegevens verwerken – waaronder verenigingen en organisatoren van evenementen – krijgen meer verplichtingen. Zo ontkom je als club/stichting er niet meer aan om ‘accountable’ te zijn, er geldt een documentatieplicht. Je dient met documenten te kunnen aantonen dat je voldoet aan de AVG. Concreet: als club dien je beleid te maken en op te schrijven hoe je omgaat met persoonsgegevens van de leden en vrijwilligers.

Wat moet ik doen?

Open

Het belangrijkste is het maken en schrijven van het privacybeleid: Hoe wil je omgaan met de persoonsgegevens van je leden? Mogen bestuursleden of commissies eigen bestanden bijhouden? En mag je de ledengegevens delen met je sponsoren? Dit zijn vragen om over na te denken (en dus om op te schrijven).

Is er een stappenplan?

Open

Om je op weg te helpen bestaat de mogelijkheid om als aangesloten clubs en stichtingen een inlogcode bij de NTB aan te vragen voor het stappenplan van Stichting AVG. Deze tool bevat een stappenplan, filmpjes met alle informatie die je moet weten, voorbeelddocumenten en een checklist om AVG-proof te worden.  Dit stappenplan neemt je mee in de acties die je dient te ondernemen op het vlak van bijv. ICT, interne procedures en contracten. Doordat we collectief hebben ingekocht is deze tool gratis voor alle bij de NTB aangesloten clubs en stichtingen.

Dient er een verwerkingsovereenkomst te worden opgesteld voor de NTB?

Open

Nee. Een verwerkingsovereenkomst is alleen nodig wanneer de verwerkingsverantwoordelijke een derde partij inschakelt om namens en in opdracht van de verantwoordelijke gegevens te gaan verwerken (bijv. MyLaps). Als club geef je wel je informatie aan de NTB, maar dat maakt nog niet dat de NTB deze gaat verwerken onder de verantwoordelijkheid van de club. Een opmerking in de privacyverklaring en het -beleid van beide zijden is voldoende.

Heb ik toestemming van atleten (leden en niet-leden) nodig als ik een foto online plaats?

Open

Ja. Een foto is één van de meest kenmerkende persoonsgegevens waar het met de nieuwe wetgeving om gaat draaien. Iedereen die persoonsgegevens verwerkt is verantwoordelijk om daar transparant en duidelijk over te zijn naar de personen waarvan zijn/haar gegevens worden verwerkt. Bij het organiseren van een wedstrijd doe je er dan ook verstandig aan om in jouw privacyverklaring op te nemen dat je foto’s maakt en zal verwerken. Iemand die wil deelnemen, maar die niet online terecht wil komen, kan daar dan bezwaar tegen maken. Berichten overnemen en/of plaatsen kan in sommige gevallen onder verwerken vallen. Per gebeurtenis moet je dan ook goed afwegen in hoeverre het handelen in de buurt kan komen van de AVG.

Heb ik toestemming nodig van een lid of deelnemer als ik een persbericht met foto en namen naar de media stuur?

Open

Ja. Dit neem je op in je privacyverklaring en -beleid, zodat je dat maar één keer hoeft af te sluiten.

Als een lid van mijn club gastschrijver is voor (lokale) media en namen van leden noemt, moet daar dan toestemming voor zijn?

Open

Ja. Dit neem je op in je privacyverklaring en -beleid, zodat je dat maar één keer hoeft af te sluiten.

Moet ik mijn huishoudelijk reglement en/of algemene voorwaarden ook aanpassen met de bepalingen vanuit mijn privacybeleid?

Open

Nee. Dit is niet nodig. Je legt alle verwerkingen van persoonsgegevens vast in het verwerkingsregister en je privacybeleid. Het voldoet om vanuit je huishoudelijke reglement en/of algemene voorwaarden hiernaar te verwijzen.

Zijn er ook standaard AVG-modellen die we kunnen gebruiken?

Open

Waar kan ik nog meer informatie vinden?

Open

Als er behoefte is aan aanvullende informatie dan zijn er vaak provinciale sportraden die op dit vlak support bieden, kijk bijvoorbeeld naar het aanbod van Team Sportservice. Zij organiseren korte praktische en resultaatgerichte cursussen van twee avonden . Daarnaast zijn er meerdere artikelen verschenen die meer achtergrondinformatie verschaffen over de belangrijkste verplichtingen.

Een reeks van vijf berichten/nieuwsbrieven voor verenigingen en organisaties:

1. De basisbegrippen
2. Op weg naar overzicht
3. Informatiebeveiliging
4. De privacyverklaring en het vragen van toestemming
5. Marketing en online publicatie


Overige artikelen en downloads in het kader van de AVG:

Artikel op sport.nl: ‘de privacywet – clubs moeten allemaal een aantal zaken regelen’
FAQ Privacywetgeving (via DAS)

 

Veelgestelde vragen mijntriathlonNL

Staat jouw vraag er niet bij? Mail dan naar info@triathlonbond.nl of bel tijdens kantooruren naar 085-0701800.

Veelgestelde vragen | verenigingen

Wat wordt er bedoeld met 'rollen' en hoe beheer ik die?

Open

De komst van ‘mijntriathlonNL’ betekent voor jullie vereniging ook een gedeeltelijk nieuwe manier van werken met het ledenbeheersysteem. Nieuw is bijvoorbeeld dat het systeem werkt met het toekennen van rollen en daar geven wij graag wat uitleg over in dit document.

Het overzicht van alle rollen en bijbehorende bevoegdheden is te vinden in dit document. 

Hoe meld ik een nieuw lid aan?

Open

Vraag of het nieuwe lid al een gebruikersaccount heeft en zo niet, vraag dan of hij/zij een gebruikersaccount wil aanmaken op mijn.triathlonbond.nl/registreren. Vervolgens geeft het nieuwe lid zijn/haar NTB ID door aan de vereniging. Met dat NTB ID kan het nieuwe lid op de ledenlijst worden gezet.

Toelichting

Hoe kan ik een nieuw lid op de ledenlijst zetten?

Open

Vraag om het NTB ID van het lid.

Log in op mijn.triathlonbond.nl/login

Ga naar de vereniging, ga naar LEDEN.

Klik bovenaan op LID TOEVOEGEN.

Vul het NTB ID van het nieuwe lid in bij ‘Zoeken op identificatienummers’. Als het goed is komt er dan een naam op het scherm.

Is dat de naam van het nieuwe lid? Klik dan op TOEVOEGEN.

Komt de naam van het nieuwe lid niet in beeld, dan klopt het ingevoerde NTB ID niet.

Hoe kan ik het lidmaatschap van een lid opzeggen?

Open

Log in op mijn.triathlonbond.nl/login.

Ga naar de vereniging en ga naar LEDEN.

Zoek het betreffende lid op en zet een vinkje voor zijn of haar naam.

Klik op de zwarte knop ACTIES.

Klik op Opzeggen.

Geef een reden op (of ‘Onbekend’ als het niet bekend is waarom het lidmaatschap wordt opgezegd) en klik op OPSLAAN.

Het lidmaatschap zal per 31 december van het lopende jaar worden beëindigd.

Het nieuwe lid wil ook een atleten- of jeugdlicentie. Kan de vereniging dat regelen?

Open

Nee, als vereniging kun je geen licentie voor een verenigingslid regelen. Het lid kan zelf een licentie aanvragen – en i.g.v. een atletenlicentie – betalen via zijn account op mijn.triathlonbond.nl.

Als vereniging willen we dat een lidmaatschap per direct wordt opgezegd, is dat mogelijk?

Open

In principe loopt het NTB lidmaatschap per kalenderjaar en wordt een lidmaatschap bij opzegging pas per 31 december van het lopende jaar beëindigd. In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld bij overlijden of wegens wanbetaling, kan een lidmaatschap in overleg met de NTB eerder geblokkeerd worden. Neem in zo’n geval contact op met het bondsbureau via leden@triathlonbond.nl

Als ik het lidmaatschap van een verenigingslid opzeg, wordt de licentie dan ook automatisch stopgezet?

Open

Ja, de licentie wordt automatisch beëindigd met ingang van de einddatum van het lidmaatschap. Dat zal in de meeste gevallen per 31 december zijn.

Ik heb een adreswijziging van een lid ontvangen, hoe kan ik dat wijzigen?

Open

Als vereniging kun je geen persoonlijke gegevens zoals een adres van een lid wijzigen, dat kan het lid zelf doen via zijn of haar account op mijn.triathlonbond.nl

Heeft een jeugdlid ook een atletenlicentie nodig?

Open

Nee, voor jeugdleden – leden tot het jaar waarin iemand 20 jaar wordt – is er de jeugdlicentie. Een jeugdlicentie is gratis en kan door het jeugdlid zelf worden aangevraagd via zijn gebruikersaccount op mijn.triathlonbond.nl. Een jeugdlicentie staat gelijk aan de atletenlicentie voor volwassenen.

Een van onze leden wil volgend jaar wel lid blijven maar hoeft dan geen licentie meer. Moet de licentie worden opgezegd?

Open

Een licentie hoeft niet te worden opgezegd omdat licenties voortaan maar één kalenderjaar geldig zijn en op 31 december automatisch worden beëindigd.

Leden die dit jaar een jeugd- of atletenlicentie hebben, ontvangen begin volgend jaar via e-mail een bericht waarmee ze een licentie voor het nieuwe jaar kunnen aanvragen en betalen. Wil een lid geen licentie (meer), dan kan dat bericht eenvoudigweg worden genegeerd.

Hoe kunnen onze verenigingsleden volgend jaar een nieuwe jeugd-/atletenlicentie aanvragen?

Open

Leden die volgend jaar (weer) een jeugd- of atletenlicentie willen hebben, kunnen deze zelf aanvragen via hun gebruikersaccount op mijn.triathlonbond.nl . Een jeugdlicentie (voor leden tot het jaar waarin iemand 20 jaar wordt) is gratis, een atletenlicentie (voor iedereen van 20 jaar en ouder) wordt direct bij aanvraag via iDeal betaald.

Leden die dit jaar een jeugd- of atletenlicentie hebben, ontvangen begin volgend jaar via e-mail een bericht waarmee ze een licentie voor het nieuwe jaar kunnen aanvragen en betalen. Wil een lid geen licentie (meer), dan kan dat bericht eenvoudigweg worden genegeerd. Leden die hun licentie eerder willen hebben, kunnen deze eind dit jaar al aanvragen en betalen via hun gebruikersaccount.

Het lukt een van onze leden niet om in te loggen. Kan de vereniging helpen?

Open

Als het een van de leden niet (meer) lukt om in te loggen dan kan diegene het beste worden doorverwezen naar het bondsbureau. De medewerkers op het bondsbureau helpen graag verder.

Wat is ‘Aansluitgeld

Open

Dat is de contributie voor het lidmaatschap van een vereniging of organisatie.

Veelgestelde vragen | organisaties

Wat wordt er bedoeld met 'rollen' en hoe beheer ik die?

Open

De komst van ‘mijntriathlonNL’ betekent voor jullie organiatie ook een gedeeltelijk nieuwe manier van werken met het ledenbeheersysteem. Nieuw is bijvoorbeeld dat het systeem werkt met het toekennen van rollen en daar geven wij graag wat uitleg over in dit document.

Het overzicht van alle rollen en bijbehorende bevoegdheden is te vinden in dit document.

Hoe maak ik een evenement aan en hoe beheer ik het?

Open

Op dit moment kan dit alleen door dit aan te vragen via het bondsbureau (info@triathlonbond.nl). Als het evenement eenmaal is aangemaakt en in ‘concept’ staat kan een organisatie het evenement verder bewerken. Op termijn kunnen organisaties hun evenementen ook zelf weer in concept aanmaken.

In deze handleiding beschrijven we het beheer van evenementen, inschrijven op een
wedstrijd en het plaatsen van een iframe op je eigen website.

Ik zie mijn evenement niet terug in de kalender

Open

Wanneer een evenement nog op ‘concept’ staat is het nog niet te zien in de kalender, maar wel te vinden via de zoekfunctie in de oranje balk. Het NTB bondsbureau moet het evenement in dat geval nog officieel goedkeuren (net als in de oude situatie).

Ik kan geen wijzigingen aanbrengen in mijn evenement

Open

Wijzigingen in een evenement kunnen alleen worden aangebracht door personen die de rol van ‘voorzitter’ hebben voor het betreffende evenement. Daarnaast kunnen alleen wijzigingen aangebracht worden in evenementen die nog in concept staan. Zodra een evenement is goedgekeurd en op ‘definitief’ staat zijn wijzigingen – zonder tussenkomst van het bondsbureau – niet meer mogelijk. Ook in het oude systeem was dat al de werkwijze. In overleg kan het evenement uiteraard weer in concept geworden om een organisator weer toegang tot het evenement te geven.

Hoe werkt de inschrijving voor buitenlandse atleten?

Open

Ook buitenlandse atleten maken een gratis account aan, waarna ze -indien beschikbaar- hun buitenlandse licentie kunnen koppelen. Vervolgens kunnen ze inschrijven en betalen. De bekendste buitenlandse betaalmodules zijn geïnstalleerd, dus betaling kan direct plaatsvinden.

Hoe weet ik of een deelnemer de juiste licentie heeft?

Open

In het nieuwe systeem werken we met ID-nummers voor de leden/gebruikers. Organisaties die gebruik maken van de mogelijkheid voor inschrijving en betaling via de NTB hoeven hier verder geen controle op te verrichten behalve op de wedstrijddag. Atleten kunnen alleen inschrijven voor evenementen waar ze op basis van hun leeftijd en lidmaatschap voor in aanmerking komen en betalen direct het juiste inschrijfgeld (incl. evt. daglicentie- en/of chipkosten).

Voor organisaties die gebruik maken van een ander inschrijfsysteem geldt dat aan het ID-nummer niet direct meer af te lezen is of iemand een atletenlicentie of proeflidmaatschap heeft, of bijvoorbeeld alleen een gebruikersaccount. Daarom is het van belang om bij de inschrijving te vragen naar de licentiesoort van de atleet en de daglicentiebedragen hierop aan te passen.

Ook hierbij geldt dat bij de registratie van de atleet op de wedstrijddag te allen tijde het lidmaatschapsbewijs en de identiteit van de atleet moeten worden gecontroleerd.

Lees volgend artikel

Trainingsschema's

Triathlon wordt door velen nog altijd gezien als onmenselijk zwaar, maar gelukkig ontdekken ook steeds meer mensen dat bijvoorbeeld een achtste triathlon met een periode van 8 ... Lees meer